5 ข้อควรรู้ก่อน ขนย้ายสำนักงาน ไปที่ใหม่
การ ขนย้ายสำนักงาน จากที่ทำงานเก่าไปที่ทำงานแห่งใหม่ ถือว่าเป็นเรื่องที่ใหญ่มากสำหรับในการดำเนินธุรกิจ โดยมีสาเหตุหลักมาจากหลายปัจจัยที่บริษัทมีการขยายตัวของธุรกิจมากขึ้น ยอดขายเติบโต ต้องการพื้นที่ในการดำเนินงานเพิ่มขึ้น เพิ่มแผนก เพิ่มตำแหน่ง เพิ่มจำนวนพนักงาน และอีกหนึ่งสาเหตุคือการลดต้นทุนของบริษัท ยกตัวอย่างเช่น ค่าเช่าพื้นที่เดิม มีค่าเช่าหรือค่าส่วนกลางที่แพงเกินไป รวมไปถึงการปรับสภาพแวดล้อมของการทำงานที่ใหม่ๆ การเดินทางที่ดีขึ้น สะดวกสบาย เช่น อยู่ใกล้ทางด่วน หรือรถไฟฟ้า หรือการคมนาคมที่สะดวกสบายต่อพนักงาน และผู้บริหารมากขึ้น ฯลฯ
1. การเลือกทำเลที่ตั้งสำนักงานใหม่
การเลือกทำเลที่ตั้ง สำนักงานใหม่ (Location) ซึ่งเป็นหน้าที่หลักของผู้บริหาร เจ้าของบริษัทหรือกรรมการบริษัท หรือผู้มีอำนาจตัดสินใจในส่วนนี้ โดยจะทำการเลือกและตัดสินใจก่อนการ ย้ายสำนักงาน โดยผู้บริหารจะต้องดูหลักฮวงจุ้ย ดูทิศทาง ปรึกษาหมอดู สำหรับผู้ที่มีความเชื่อในเรื่องนี้
– พื้นที่ที่เหมาะสม จะต้องมีพื้นที่ในการรองรับพนักงาน มีการคำนวนพื้นที่การใช้งานมาเรียบร้อยมีขนาดที่กว้างและเพียงต่อพนักงาน มีห้องน้ำทุกชั้น ห้องประชุม มีห้องเก็บของ ห้องเก็บเอกสาร ห้องครัว ห้องอาหาร (Canteen) ห้องนันทนาการของสำนักงาน และมีพื้นที่ในการวางเฟอร์นิเจอร์ อุปกรณ์ในการทำงานที่เพียงพอต่อการใช้งาน
– การเดินทางที่สะดวก เหมาะสำหรับพนักงานที่ไม่มีรถยนต์ส่วนตัว สำหรับพนักงานที่ต้องใช้รถประจำทางในการเดินทางอยู่ เพราะไม่ใช่ทุกคนที่จะมีรถยนต์ส่วนตัว บางคนอาจจะเดินทางโดยรถสาธารณะ เช่นรถเมล์ รถไฟฟ้า เป็นต้น ดังนั้นควรเลือกสถานที่สำนักงานใหม่ ที่เพิ่มความสะดวก สบายให้กับพนักงานทุกๆ คน
– มีความปลอดภัย ภายในตัวอาคารสำนักงานสิ่งสำคัญที่จะต้องมีความปลอดภัยพื้นฐาน เช่น ถังดับเพลิง สปริงเกอร์ดับเพลิง อุปกรณ์ตรวจจับควันไฟ บันไดหนีไฟ จุดรวมพล เป็นต้น รวมถึงตัวอาคาร วัสดุต่างๆ ที่ใช้ก่อสร้างจะต้องมีมาตราฐาน ตรวจสอบได้ ซึ่งเป็นอีกหนึ่งสิ่งที่จะต้องควรคำนึงถึงเรื่องนี้อยู่เสมอ
2. จัดเก็บเอกสารก่อนการ ขนย้ายสำนักงาน
ข้อมูลเอกสารสำคัญต่างๆ (Confidential Data) ของบริษัท เช่น ข้อมูลสัญญาทางการค้า ข้อมูลใบเสนอราคา ข้อมูลสินค้า ข้อมูลลูกค้าและอื่นๆ ซื่งเป็นสิ่งที่พนักงานที่อยู่ในความรับผิดชอบในตัวงานนั้น จะต้องเป็นผู้ดำเนินการจัดเก็บของให้เป็นระเบียบ ก่อนการ ขนย้ายสำนักงาน
– จัดเก็บเอกสารสำคัญดังกล่าว นำเข้าแฟ้มให้เรียบร้อย แพคใส่กล่องให้เป็นอย่างดีปิดปากกล่องแล้วเขียนป้ายชื่อกำกับไว้ด้วย เพื่อให้รสะดวกในการค้นหาสิ่งของ และป้องการการสูญหายของเอกสารระหว่างการ ขนย้ายสำนักงานไปที่ใหม่
– การจัดหมวดหมู่ของเอกสาร โดยจัดเรียงตามหมายเลขของเอกสารที่บริษัทได้กำหนดขึ้น ให้ผู้ที่รับผิดชอบในงานนั้นๆ ทำการคัดแยก ทำสารบัญเอกสาร ส่วนเอกสารตัวไหนที่ไม่จำเป็นหรือไม่ได้ใช้งาน ก็ให้ทำการทำลายทิ้งไปเสีย ด้วยการใช้เครื่องย่อยกระดาษของบริษัท เพิ่อเป็นการป้องกันข้อมูลของบริษัท และเป็นการประหยัดเนื้อที่ในการ ขนข้ายสำนักงาน หากเอกสารตัวไหนที่ไม่สำคัญสามารถนำไปรีไซเคิลหรือชั่งกิโลขายได้
3. การทำความสะอาดสิ่งของและพื้นที่
การทำความสะอาดสิ่งของและพื้นที่ (Cleaning) ก่อน ขนย้ายสำนัก จากที่เก่าไปที่ใหม่ เราควรทำความสะอาดสิ่งของที่ต้องการขนย้ายออกให้สะอาดเรียบร้อยไปเสียก่อน เช่นหลังตู้เฟอร์นิเจอร์ เครื่องถ่ายเอกสาร โต๊ะ ตู้ ชึ้นวางของ ชั้นวางเอกสาร และเพื่อเป็นการประหยัดเวลาในการจัดเก็บหรือจัดวางเวลาย้ายไปที่ทำงานที่ใหม่ จะได้ไม่ต้องมัวมานั่งทำความสะอาดก่อนจัดวาง และควรทำความสะอาดในพื้นที่ เพื่อให้เกิดสุขอนามัย เพื่อเป็นผลดีต่อพนักงานทุกๆ คน และยังทำให้ช่วยสามารถจัดระเบียบเอกสาร ของใช้ต่างๆ ใช้ได้อย่างสะดวก ปลอดภัย และสิ่งที่ต้องห้ามลืม ควรทำความสะอาดสถานที่ที่สำนักงานเก่าด้วย หากเราไม่ได้ทำความสะอาดสำนักงานที่เก่า มันจะเป็นการสร้างภาระต่อเจ้าของพื้นที่หรือผู้เช่ารายใหม่ หากไม่อยากโดนถูกปรับจากเข้าของพื้นที่ เราควรทำความสะอาดพื้นที่สำนักงานเก่าให้เรียบร้อยหลังจากที่ขนข้ายสำนักงานไปที่ใหม่เรียบร้อยแล้ว
4. ทำการ ขนย้ายสำนักงาน
อีกปัญหาหนึ่งที่จะต้องเจอ นั่นก็คือ การขนย้ายสำนักงาน (Moving) เรื่องของการขนย้ายเอกสาร ขนย้ายเฟอร์นิเจอร์และอุปกรณ์การใช้งานต่าง ๆ เช่น โต๊ะ เก้าอี้ คอมพิวเตอร์ โน็ตบุ๊ค เฟอร์นิเจอร์ทั้งชิ้นเล็ก และชิ้นใหญ่ ถ่าสำนักงานใหญ่หน่อยก็อาจจะจ้าง หรือ ถ้าเล็กก็อาจจะใช้แรงของพนักงานในบริษัทดำเนินการเอง ที่สำคัญ ในการขนย้ายแต่ละครั้งนั้น การดำเนินการจะต้องไปติดขัด ควรขนย้ายวันหยุดทำการของสำนักงาน ดังนั้น เพื่อการขนย้ายควรใช้เลือกผู้ให้บริการทางด้านขนย้ายสำนักงาน ที่มีประสบการณ์จะดีกว่า เพื่อเป็นการประหยัดแรงงาน เวลา และงบประมาณของบริษัทอีกด้วย
5. ทำบุญบริษัท
การทำบุญบริษัท ไหว้ศาลเจ้าที่ เจ้าทาง ศาลตายาย เป็นพิธีอย่างหนึ่งที่เกิดจากหลังการขนย้ายสำนักงานไปแล้ว การเชิญพระเหมือนวันขึ้นบ้านใหม่ เพื่อให้เกิดความเป็นสิริมงคลและเป็นขวัญกำลังใจให้กับพนักงานทุกๆ คน เราสามารถทำบุญสำนักงานใหม่ เลือกวันและเวลาที่เหมาะสม ดูฤกษ์ ดูยามให้ดี หรือทำตามความเชื่อศรัทธาของแต่ละบุคคล แต่ละศาสนาและตามวัฒนธรรมขององค์กรนั้น ๆ
จากบทความข้างต้นนี้
5 ข้อที่ ควรรู้ก่อนการ ขนย้ายสำนักงาน ไปไว้ที่ใหม่ ถือว่าเป็นเรื่องที่สำคัญมากๆ ที่ทุกคนในองค์กร จะต้องร่วมมือและช่วยเหลือกัน เพื่อให้การขนย้ายสำนักงานในครั้งนี้ ประสบผลสำเร็จและเสร็จลุล่วงไปด้วยดี ทั้งการเลือกทำเลที่ตั้งใหม่ของสำนักงาน ที่เดินทางสะดวกต่อพนักงานทุกๆคน, การจัดเก็บเอกสารให้เป็นระเบียบด้วยจัดเก็บเข้าแฟ้ม แล้วนำใส่กล่องแพคไว้เป็นอย่าง, การทำความสะอาดพื้นที่สำนักงานทั้งที่ใหม่และเก่า เพื่อเป็นการไม่สร้างภาระในการทำงานให้แก่ผู้เช่ารายใหม่หรือเจ้าของที่,การขนข้ายสำนักงาน ควรเลือกใช้บริษัทรับจ้างขนย้ายเพื่อเป็นการประยัดแรงงานและเวลาและยังสามารถประหยัดค่าใช้จ่ายได้ด้วย และการทำบุญบริษัทหลังจากการขนย้ายสำนักงาน เพี่อเป็นการสร้างขวัญและกำลังใจให้กับพนักงาน
แต่หากคุณต้องการผู้ช่วย โปรดติดต่อ KMT Professional เพราะเราพร้อมเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุด ให้กับคุณ ด้วยบริการ ขนข้ายของ ขนย้ายเฟอร์นิเจอร์พร้อมติดตั้ง แพคของใส่กล่อง พร้อมรถขนของ ค่าบริการเริ่มต้นที่ 1,500 บาท ติดต่อเรา!! KMT Profession
พร้อมีประกันมูลค่าความเสียหายให้กับลูกค้าทุกรายแบบฟรีๆ สูงสุด มูลค่า 3,000 บาท ค่าบริการ ถอดและประกอบเฟอร์นิเจอร์ของคุณให้ใหม่เหมือนเดิม